Obwohl das Projektmanagement über eine große Bandbreite von Methoden und Prozessen verfügt, werden diese in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) nur begrenzt oder gar nicht eingesetzt. Auch sind nicht immer die empirisch belegten Faktoren für den Projekterfolg und Möglichkeiten für deren aktive Steuerung bekannt. In KMU können die bestehenden Standards nicht einfach übernommen werden, sie müssen stattdessen an die eigene Ressourcensituation und Infrastruktur angepasst werden.
Das Ziel ist die systematische Darstellung von Projektmanagement in KMU. Es wird ein System entwickelt welches aufzeigt, wie erfolgreiches Projektmanagement in KMU betrieben werden kann. Durch das System ergeben sich Handlungsempfehlungen darüber, welche Methoden in welcher Reihenfolge durchgeführt werden sollten. Flankierend werden die Faktoren für den Projekterfolg betrachtet. Dies geschieht zum Beispiel durch die gezielte Anwendung der projectPROFiT-Methode(R).
Das Ergebnis ist ein System, welches aufzeigt, wie Projekte in KMU erfolgreich initiiert, geplant, durchgeführt und abgeschlossen werden.
Lösungsansatz / Arbeitsprinzip
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Das magische Dreieck des Projektmanagements mit seinen zentralen Elementen Kosten, Qualität und Zeit ist die Basis des aufgestellten Systems.
Das Ziel des aufgestellten Systems ist es die Balance in den Dreieckskräften zu finden und aufrecht zu erhalten.
Hierzu wird das Projekt in 4 Phasen zerlegt, welche nacheinander durchlaufen werden.
Folgende Phasen durchläuft das Projekt:
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Projektinitiierungsphase: In dieser Phase entsteht aus einer Idee oder einem Kundenauftrag ein Projekt. Um Projekte nicht schon am Anfang zum Abbruch zu bringen, muss in KMU eine Routine vorhanden sein. Bei dieser Routine handelt es sich um die Phase der Initiierung. In dieser Prozessgruppe wird die Vorarbeit für die folgende Projektplanung geleistet und die Intensität der anzuwendenden Steuerung (Projektleitung) vereinbart.Erfahrungen aus früheren Projekten fliessen hier ein.
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Projektplanung: Diese Phase dient der weiteren Konkretisierung und Detaillierung der Vorprojektphase. Sie beinhaltet ein Kick Off Meeting, bei der das neu gebildete Projektteam die weiteren Schritte plant. Die Projektplanung bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Realisierung des Projekts. Erfahrungen aus anderen Projekten fliessen ein.
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Projektdurchführung: In dieser Phase wird das laufende Projekt überwacht und gesteuert um das Projektziel zu erreichen. Die in der Planungsphase beschlossenen Ziele und Vorgaben werden durch den Projektleiter oder Controller kontrolliert und gesteuert.
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Projektabschluss: Sobald die letzten Meilensteine umgesetzt wurden folgt die Phase des Projektabschlusses. Dieser schafft Klarheit über den Projekterfolg und über noch anstehende Restarbeiten. Durch einen dokumentierten Projektabschluss wird es möglich aus positiven und negativen Ereignissen des Projekts zu lernen. Diese Erfahrungen können dann bei zukünftigen Projekten ausgenutzt werden.
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 Die Ausarbeitung dieser Methodenbeschreibung wurde gefördert von der Firma GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH.
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