Auf der Registerkarte "Links & Literatur" kann eine Excel-Vorlage (inklusive Beispiel) zur Unterstützung bei dem Erstellen eines Gantt-Diagramms heruntergeladen werden. Dasselbe Beispiel ist auch als Microsoft Project Vorlage verfügbar. Microsoft Project bietet mehr Funktionen im Hinblick auf Projektplanung an, ist aber nicht im standard Microsoft Office Paket enthalten.
Vorab sollte der Projektstrukturplan (SPS) erstellt werden bei dem man das Projekt in Arbeitsvorgänge unterteilt. Die Anzahl der Arbeitspakete sollte nach dem betriebswirtschaftlichen Prinzip und als Kompromiss zwischen Übersichtlichkeit und Genauigkeit gewählt werden. Dieser Schritt kann mit der Mind Mapping Methode unterstützt werden.
Aus den Arbeitspaketen des Projektstrukturplans werden für die Zeitplanung einzelne Vorgänge oder Aktivitäten identifiziert, die dann die kleinste planbare Einheit des daraus resultierenden Gantt-Diagramms darstellen.
Die folgende Identifikation der Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten kann mit der Cross-Impact Analyse unterstützt werden.
Abschließend werden die Meilensteine definiert, um Projektphasen sauber abzuschließen und eine Entscheidung über die Weiterführung des Projektes zu erwirken. Einem Meilenstein muss ein definierter Zeitpunkt (Datum) und die zu diesem Zeitpunkt zu erwartende Ergebnisse zugeordnet werden.
Die Erstellung eines Gantt-Diagrams erfolgt in folgenden Schritten:
1. Bestimmung der Dauer: Beruhend auf Erfahrungen, Schätzungen, Daten etc. wird für jeden Vorgang eine Dauer bestimmt.
2. Bestimmung der Verantwortlichkeiten/Ressourcen: Jedem Vorgang muss eine Verantwortliche Person zugeordnet werden. Darüber hinaus können den Vorgängen auch Ressourcen für die Abarbeitung zugeordnet werden.
3. Bestimmung der Interdependenzen: Die Interdependenzen zwischen jedem Vorgang werden festgelegt (EA, AA, EE, siehe Kurzbeschreibung).
4. Festlegung der Meilensteine: Meilensteine dienen der Revision von Projekten (go/no-go Entscheidung über Projektfortführung) und sollten in jedem Projektablauf integriert werden.
5. Abbildung im Planungstool: In Excel muss für einen Vorgang die jeweilige zeitliche Periode auf der dazugehörigen horizontalen Achse farblich geändert werden so dass ein durchgehender Farb-Balken entsteht. Microsoft Project hat diese Funktion beispielsweise bereits automatisiert.
6. Pflege des Gantt-Diagramms: Jede Änderung in der Planung sowie der Projektfortschritt sollten in der Software festgehalten werden, um die Kommunikation des neuesten Projektstatus zu garantieren.
Tipp: Bei mittleren und großen Projekten kann es hilfreich sein übersichtshalber mehrere inhaltlich verknüpfbare Vorgänge unter einer Phase zu "vereinen". Man definiert dazu eine Phase und deklariert die dazugehörigen Vorgänge als Unterpunkte (synonym zu einem Inhaltsverzeichnis).
Darüber hinaus sollte für jedes Projekt auch eine Risiko Analyse durchgeführt werden.
