Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KAIZEN, Problemlösungsprozess)

Hilfsmittel zu den einzelnen Arbeitsschritten können den jeweils empfohlenen Methoden entnommen werden.

Des weiteren kann auf der Registerkarte "Links & Literatur" ein Projektübersichtsblatt zur Visualisierung des Status des KVP-Projektes heruntergeladen werden.

Vor der Durchführung eines "KAIZEN"-Projektes sind die Grundgesetze der kontinuierlichen Verbesserung im Unternehmen zu verankern:

• Versuche nie, Perfektion erreichen zu wollen (60% sind genug), beginne mit der Verbesserung aber sofort!
  
• Diskutiere nicht, warum ein Vorschlag nicht möglich ist, sondern darüber, wie er möglich gemacht wird.
  
• Gib kein Geld aus, sondern nutze Kreativität.
  
• Verwende nur vor Ort gemessene ZDF (Zahlen, Daten, Fakten), verlasse dich nicht auf Daten aus dem Computer.
  
• Externe und interne Kunden sind gleich gestellt.
  
• Vermeide jede Form von Verschwendung!
  
• Nimm keine Fehler an, verursache keine Fehler und leite keine Fehler weiter!

Des Weiteren sind alle drei Interventionsebenen im Unternehmen zu etablieren, um eine weitreichende Unternehmenskultur der Verbesserung zu gewährleisten. Werden nur einzelne Ebenen integriert, stockt der gesamte Prozess (z.B. wenn die personenorientierte Ebene fehlt, erscheinen neue Prozesse von oben "aufdiktiert", wenn die managementorientierte Ebene fehlt, haben die Mitarbeiter entweder keine Zeit oder sind nicht motiviert).

Im Anschluss sind im Jahresturnus die strategische Marschrichtung und die grundsätzlichen Baustellen der Unternehmung auf Management-Ebene zu identifizieren (siehe Bild und Beschreibung "Lösungsansatz" auf der Registerkarte "Kurzbeschreibung"). Die Bearbeitung eines "Felsbrockens" erfolgt dann wie im Feld "Durchführungsschritte" beschrieben.

Projekte der kontinuierlichen Verbesserung folgen im Grundsatz dem PDCA-Zyklus, wobei zur Integration der langfristigen Ausrichtung und Sicherstellung der strategischen Zielerreichung, den Schritten Plan, Do, Check und Act drei Arbeitsschritte zur Identifikation, Auswahl und Beschreibung der Verbesserungspotenziale (Baustellen, Hindernisse) vorangestellt werden:

1. Identifikation des Verbesserungspotenzials

   ---

• anzuwendende Methoden: Prozessanalyse, Wertstrom-Analyse, Benchmarking, SWOT-Analyse
  
  
2. Priorisierung, Auswahl und Beschreibung der Verbesserungsprojekte

   ---

• Priorisierung der Schwachstellen:
  anzuwendende Methoden der Priorisierung: Pareto-Analyse, ABC-Analyse, Paarweiser Vergleich, Nutzwert-Analyse
  
• Auswahl eines Verbesserungsprojektes:
• Die Bearbeitung eines Verbesserungsprojektes in einem "KAIZEN"-Workshop sollte 3 bis maximal 5 Tage nicht überschreiten! Daraus wird ersichtlich, dass das jeweilige Projekt einen abgegrenzten Umfang erhalten muss, der eine Bearbeitung in dieser Zeit erlaubt.
• Nur solche Probleme auswählen, die die Gruppe selbst lösen kann.
  
• Beschreibung des Verbesserungsprojektes:
  Das ausgewählte Projekt möglichst genau definieren und allen Involvierten melden
• anzuwendende Methoden der Beschreibung: 6-W Fragetechnik, Mind Mapping
• Daten verwenden, die den Problemzustand objektiv belegen
• Daten immer selbst und vor Ort aufnehmen (keine Computerdaten oder alte Daten heranziehen)
• Zur Messung des Istzustandes Methode festlegen, die auch später nach der Verbesserung zur Messung des Ergebnisses verwendet wird
  
  
3. Zieldefinition

   ---

• Realistische, erreichbare Ziele definieren
• Keine abstrakten Ziele (z.B. Kunden-Zufriedenheit ) sondern messbare Ziele vorgeben: Durchlaufzeit-Reduzierung um 50%, Bestands-Reduzierung um 30%, Reklamationen/Monat um 20% weniger usw.
• Termin und Verantwortlichkeit für jedes Ziel festlegen
  
  
4. Plan

   ---

• Ursachenidentifikation
• Entsprechend dem 3-Gen-Prinzip (aktuell, in der Anwendung, vor Ort) selbst ermitteln
• Daten ermitteln (Anzahl der Vorfälle, Anteil in % etc.) und
• Daten sortieren, verdichten
• anzuwendende Methoden: Ishikawa-Diagramm (Ursache-Wirkungs-Analyse), Brainstorming, Kraftfeld-Analyse
  
• Sollkonzept-Entwicklung
  anzuwendende Methoden: Wertstrom-Design, 5S, 3 Gen (Genba, Genbutsu, Genjitsu), Brainstorming, Analogietechnik, Provokationstechnik
  
  
5. Do

   ---

• Umsetzung
  anzuwendende Methoden: Projektmanagement
  
  
6. Check

   ---

• Ergebnis messen
• Messmethode der Problemdefinition anwenden
• Zustand vor und nach der Umsetzung der Verbesserungsmaßnahme gegenüberstellen
  
  
7. Act

   ---

• ggfs. Maßnahmen verbessern
• Ergebnis verbreiten (kommunizieren)
• Ergebnis und Standard ausstellen (am Arbeitsplatz und an öffentlichen Stellen) 
• Schulungen für neue standardisierte Arbeitsabläufe ausarbeiten
• anzuwendende Methoden: Visualisierung, Kommunikations-Management
• Institutionalisierung und Standardisierung
• Dokumentation des Ergebnisses, Verfahrensanweisungen etc. anfertigen
• Mitarbeiter in der neuen Vorgehensweise schulen
• Ablageort der Dokumentation bekannt machen
• Umsetzung der neuen Vorgehensweise überprüfen